Leistungsbeschreibung
Funktionen für den Benutzer
- Suche nach freien Räumen, Auswahl eines freien Raumes, Anlegen einer Buchung für den gewählten
Raum
- Speichern von Teilnehmernamen an einer Buchung. Jeder Teilnehmer, für den eine Emailadresse
eingegeben ist, bekommt eine Information per E-Mail zugesendet
- Möglichkeit, mit der Raumanforderung auch voreingestellte Technik- und Bewirtungselemente zu
bestellen
- Automatischer Versand der Bestellmails an die voreingestellten Empfängeradressen für Technik- und
Bewirtungsbestellungen
- Anzeige der Buchungsbestätigung mit Druckfunktion, Emailversand der Buchungsbestätigung an den
Buchenden und ggf. an den Veranstalter.
- Möglichkeit, Buchungen auf Räume anzulegen, deren Anforderungen von einem Raumverwalter bestätigt
werden müssen
- Buchungen kann der Benutzer für sich anlegen oder für jeden anderen Benutzer des Accounts (bei
Einschaltung des Feldes Veranstalter durch den Accountadministrator bei den Parametern)
- Belegungsübersicht mit Skalierungsstufen Monat, Woche, Tag und Selektionsmöglichkeiten nach Raumart
und Gebäude
- Ändern von eigenen Buchungen (Ändern von Raum, Teilnehmern, ggf. Veranstalter, Thema und
Bemerkung)
- Stornieren von eigenen Buchungen (innerhalb der Stornierungsfrist, die vom Accountadministrator auf
0 gesetzt werden kann)
- Suche und Anzeige von eigenen Buchungen
- Buchungslisten sortierbar nach jeder angezeigten Spalte (bis zu 3 Sortierkriterien)
- Anlegen von Serienbuchungen
- Ändern von Benutzerdaten sowie Sprache und Datumsformat unabhänig von Browsereinstellungen
Pro zusätzlich:
- Senden und Empfangen von Calender-Events zusätzlich zu HTML-E-Mails
- Belegungsübersicht: Jahresansicht, Tagesansicht erlaubt Ansicht von Kernzeiten, Buchungssuche
nach Veranstalter, Thema und Bemerkungen
- Kalender-Abfrage zeigt eigene aktuelle Buchungen im Terminplaner (z.B. Thunderbird
Kalender) an.
Funktionen für den Technikdienstleister
alle Funktionen für den Buchenden, außerdem:
- Anzeigen einer Liste aller Technikbuchungen in einem wählbaren Zeitraum
Funktionen für den Servicedienstleister
alle Funktionen für den Buchenden, außerdem:
- Anzeigen einer Liste aller Bewirtungsbuchungen in einem wählbaren Zeitraum
Funktionen für den Raumverwalter
alle Funktionen für den Buchenden, außerdem:
- erweiterte Buchungssuche zur Anzeige von Buchungslisten nach verschiedenen Selektionskriterien,
sortierbar nach jeder angezeigten Spalte (bis zu 3 Sortierkriterien)
- automatische Email an den Anforderer nach der Bestätigung einer Buchung
- Bestätigung der Raumanforderung oder systemunterstützte Suche nach einem alternativen freien Raum
- Anzeige einer Liste mit zu bestätigenden Raumbuchungen auf Räume, die nicht direkt buchbar sind
- E-Mail Benachrichtigung bei Eingang einer Buchungsanfrage
Pro zusätzlich:
- Sperrzeiten für Räume, z.B. Feiertagskalender, Öffnungszeiten, wiederkehrende Sperren und
explizit freigegebene Zeiten auch während Standard-Sperren
Funktionen für den Administrator
alle Funktionen für den Buchenden, außerdem:
- Anlegen von Gebäuden, Etagen und Flächen
- Anlegen von Raumarten mit und ohne Verwalterprozess
- Anlegen von Räumen, inkl. Hochladen von Raumbildern, die den Benutzern in der Raumdetailansicht
angezeigt werden
- Anlegen von Bestuhlungen, inkl. Hochladen von Bestuhlungsbildern
- Anlegen von Techniktypen und Technik zur Anzeige als buchbare Technikelemente für den Benutzer bei
der Buchung
- Anlegen von Bewirtungstypen zur Anzeige als buchbare Bewirtungselemente für den Benutzer bei der
Buchung
- Schnelles Anlegen von Räumen sowie Technik- und Bewirtungstypen über einen Assistenten
- Baumartige Ansicht über angelegte Gebäude/Etagen/Flächen und Räume
- Zuordnung von fester Raumtechnik zu einzelnen Flächen
- Zuordnung von zusätzlich buchbarer Technik und Bewirtung
- Anlegen von Benutzern und Zuteilung einer Rolle (Benutzer, Technikdienstleister,
Servicedienstleister, Raumverwalter, Administrator)
- Einstellen von Parametern, hier die wichtigsten:
- Buchungen stornierbar bis x Stunden vor Beginn
- Minimale Buchungsdauer
- Minimale Buchungsvorlaufzeit
- Maximale Anzahl der Termine pro Serienbuchung
- Mailadressen der Dienstleister
Pro zusätzlich:
- Berechtigungssystem für Benutzer durch Anlegen individueller Raum- / Benutzer-Gruppen
(Berechtigungen "Räume sehen" und "Räume buchen")
- Kostenerfassung und Abrechnung
- Erstellen von Leistungsarten und Zuordnung zu Kostenstellen
- Kosten- / Abrechungsreport, Export als csv
- RESTful API:
- Abfrage von Buchungsdaten
- Erstellung eigener Reports, z.B. einer Agenda
- Abfragen von Rauminformationen
- Erstellen von Raumbuchungen
Allgemein
- Verschlüsselung der Kommunikation zwischen Browser und Server (SSL)
- Verfügbar in deutscher und englischer Sprache
-
Internetverbindung
-
Leitungsbandbreite: empfohlen: 256 KBit/s (minimum: ISDN mit 64KBit/s)
-
Browser, JavaScript und Cookies müssen eingeschaltet sein, unterstützte Browserversionen:
- Microsoft Internet Explorer Version 9.0+
- Mozilla Firefox Version 24.0+
- Opera Version 12.1+
- Google Chrome 32.0+
- Safari 5.1+
- Kostenfrei für die ersten 2 Monate ab Registrierung
- Preisliste Hosting
- Inhouse-Installationen auf Anfrage
Service und Support
- Supportanfragen können über das Supportforum gestellt und
beantwortet werden.
- Fehlermeldungen und die Beseitigung von als solchen anerkannten Fehlern ist
kostenfrei.
- Täglich vollautomatisches Backup, AES verschlüsselt
- Eigener STMP-Server (wird durch unsere Techniker konfiguriert)
- Customizing für Ihren Online-Account nach Ihren Wünschen:
- E-Mail Templates
- Reports und Übersichten
- Themes
Es gelten die Benutzungsbedingungen.
